Cómo planificar un evento de cena de gala: la lista de verificación definitiva
Planificación De Fiestas
Disfruto ayudar a las personas a planificar y prepararse para sus principales eventos y fiestas.
Con la preparación adecuada, su evento de recaudación de fondos puede ser un éxito rotundo.
Becky Fantham a través de Unsplash; Canva
¿Qué es una cena de gala?
Una cena de gala suele ser una fiesta semiformal para adultos que incluye cena, baile y una subasta o rifa. Por lo general, una gala es organizada por una organización, a menudo sin fines de lucro, con el fin de alimentar y entretener a sus donantes y electores y recaudar dinero para su organización en un entorno social.
En un mundo perfecto, planificar una recaudación de fondos o una cena de gala sería pan comido. Los patrocinadores generosos pagarían toda su comida, entretenimiento y alojamiento, mientras que sus invitados estarían más que ansiosos por ofertar por los artículos de la subasta y donar a su causa. Desafortunadamente, planificar un evento de gala en el mundo real implica bastante preparación. Para planificar una cena de gala perfecta, deberá buscar patrocinadores y voluntarios, crear un tema e invitaciones y reservar comida y entretenimiento. Ejecutar estos pasos de manera efectiva puede hacer maravillas. Este artículo describe algunos pasos y necesidades importantes que son cruciales para la planificación adecuada de una gala.
Lista de verificación de planificación de gala de 12 pasos
- Resume tu propósito
- Analizar Costos
- Establecer un precio de entrada
- Elija sus métodos de recaudación de fondos
- Adquirir patrocinio
- Elige un lugar
- Determina cuál será tu tema
- hacer preparaciones de alimentos y bebidas
- Diseña tus invitaciones
- Planifique actividades y reserve entretenimiento
- Decora tu lugar
- buscar voluntarios
1. Describe tu propósito
Saber lo que pretende lograr con su evento lo ayudará a usted y a su equipo a planificar en consecuencia. El costo de planificar una gala de recaudación de fondos puede ser extremadamente alto, por lo que será importante reunir apoyo para su causa y despertar el interés de la comunidad.
El primer paso del proceso de planificación debe ser establecer una meta para su organización, determinar quién/qué se beneficiará de la recaudación de fondos y describir lo que los invitados pueden esperar apoyar con sus ofertas de subasta y donaciones.
Antes de reservar un lugar y entretenimiento, querrá delinear el propósito de su evento y crear un presupuesto.
Kelly Sikkema a través de Unsplash
2. Analizar costos
Antes de que realmente comience el proceso de planificación, su organización debe determinar la cantidad de capital inicial disponible. El cronograma de planificación de la gala diferirá según el evento, pero las tarifas comunes incluyen alimentos, bebidas, alquiler del lugar, publicidad, equipos audiovisuales, artículos para la subasta y otros gastos.
Hacer un seguimiento de cuánto dinero gasta y cuánto necesitará para obtener ganancias es un componente clave para crear un presupuesto preciso. Después de todo, el propósito de una gala es recaudar dinero, ¡no gastarlo! Dicho esto, por supuesto, tendrá que gastar una cantidad significativa por adelantado para planificar y realizar su evento de recaudación de fondos. Si todo va bien, cubrirá sus costos y le sobrarán muchos fondos nuevos para su causa.
3. Establecer un precio de entrada
Una vez que hayas determinado el número de invitados a los que quieres asistir, establece un precio para cada entrada. La ubicación, el menú y el costo del evento deben tenerse en cuenta al determinar el precio de la entrada. Además de los boletos regulares, asegúrese de ofrecer un número limitado de pases VIP disponibles a un precio más alto para ofrecer a los asistentes VIP beneficios especiales durante el evento. Vender boletos es una excelente manera de recaudar dinero adicional para su causa.
4. Elija sus métodos de recaudación de fondos
La planificación de un evento de gala gira principalmente en torno a la recaudación de fondos, así que considere una variedad de métodos de recaudación de fondos. Los partidarios de su organización estarán encantados de donar dinero, pero también es útil implementar otras actividades para que participen los invitados. Algunas formas de recaudar fondos adicionales incluyen realizar una rifa o una subasta silenciosa, vender refrescos, vender oportunidades publicitarias y dividir las ventas. con empresas de apoyo. Asegúrese de pensar en tantas ideas como sea posible para recaudar dinero para la organización o para que su cena de gala esté apoyando.
5. Adquirir patrocinio
A menos que su organización tenga una cantidad abrumadora de capital inicial, es probable que su evento requiera el apoyo de patrocinadores. Al ofrecer publicidad y otros beneficios a ciertas empresas, es posible que pueda obtener los artículos necesarios a un precio asequible.
Ponerse en contacto con los patrocinadores requerirá que utilice cada parte de su red existente, establezca relaciones comerciales a largo plazo y establezca una simbiosis con las organizaciones participantes. Los restaurantes locales pueden brindarle un lugar barato o gratuito para celebrar su evento y proporcionar comida y bebidas a sus invitados. El entretenimiento también se puede patrocinar, ya sea en forma de artistas locales que se presenten a una tarifa con descuento o actos más grandes pagados por sus patrocinadores. Si planea programar actividades como una rifa o una subasta, los patrocinadores también pueden donar premios para su evento.
El lugar que elija debe depender de la cantidad de invitados que invite, su tema y los tipos de entretenimiento que planea presentar.
6. Elija un lugar
Su lugar jugará un papel importante en su proceso de planificación, por lo que es importante que investigue las opciones a fondo y opte por un buen lugar que pueda acomodar cómodamente su máxima asistencia, incluidos los proveedores de entretenimiento y comidas.
El ambiente debe ser elegante y permitir que las personas socialicen libremente. Si su lugar está siendo donado, puede tomar un poco de planificación para satisfacer sus necesidades, así que considere cuidadosamente cualquier ajuste que pueda necesitar hacer antes de decorar. Sus decoraciones deben coincidir con lo que visten los invitados y su tema.
7. Determina cuál será tu tema
Un tema creativo para su evento de gala proporciona un ambiente único para sus invitados. Ya sea Broadway, medieval, mascarada, Navidad, náutica o cualquier otra cosa, un tema puede ayudar a seleccionar el menú, la decoración, las actividades planificadas y el código de vestimenta.
Al planificar un evento temático, es importante asegurarse de que las decoraciones, los centros de mesa y el entretenimiento encajen correctamente. En algunos casos, puede ser necesario ponerse en contacto con una organización familiarizada con eventos temáticos para garantizar la presentación correcta.
Asegúrese de poner a disposición de sus invitados una variedad de platos, ya que es probable que algunos asistentes sean veganos, vegetarianos, intolerantes al gluten o a la lactosa, etc.
8. Hacer preparaciones de alimentos y bebidas
Compare precios y comuníquese con varios servicios de catering, restaurantes y otros establecimientos para ver si pueden acomodar a sus invitados. Considere si desea tener una barra de efectivo o una barra libre, y prepare un menú que tenga opciones vegetarianas y sin gluten.
Tu menú debe ser diverso, y lo que sirvas en tu cena de gala dependerá de la naturaleza de tu evento, el tema que hayas elegido y el presupuesto de tu organización. También es posible que desee considerar personalizar sus vasos para causar una impresión muy especial en sus clientes.
9. Diseña tus invitaciones
Su invitación será lo primero que vean los invitados potenciales, por lo que crear una memorable es un paso importante en la planificación de su evento. Elaborar una buena invitación requiere información precisa y una presentación que llame la atención.
Incluya información como fecha, hora, lugar y formalidad, así como detalles importantes como quién se beneficiará del evento, el tema elegido y las actividades planificadas. los arte de escribir invitaciones de gala le permite ser creativo, pero también es importante que su tono refleje la formalidad del evento.
10. Planifique actividades y reserve entretenimiento
La planificación de una cena de gala exitosa gira en torno a la reserva de actividades y entretenimiento adecuados diseñados para recaudar dinero. Comuníquese con los lugares locales y pregunte sobre posibles presentaciones en vivo, así como sobre posibles artículos que se pueden donar para una rifa o una subasta silenciosa. Asegúrese de encontrar formas de entretenimiento que vayan con su tema y que los invitados encuentren atractivas y apropiadas.
11. Decora tu lugar
Uno de los pasos finales que tomará en preparación para su cena de gala es decorar el lugar. Elija colores complementarios llamativos y decórelos para que coincidan con el tema elegido. Use centros de mesa, obras de arte y accesorios únicos para crear un ambiente visualmente impactante para sus invitados y darle a su evento un ambiente festivo.
Debido a la importancia de presentar un ambiente único, puede ser necesario contratar ayuda en la decoración. Existe una variedad de empresas para ayudar a los planificadores de eventos a decorar lugares de todas las formas y tamaños según el tema y el esquema de color. Muchos tienen plantillas y materiales disponibles para una amplia gama de temas de eventos comunes.
12. Busque voluntarios
Una vez que todo esté planeado, deberá encontrar personas que lo ayuden a organizar y mantener el evento. Usando su red y recursos dentro y fuera de la organización, encuentre voluntarios para ayudar a saludar a los invitados, sentar a las personas, servir la comida y ayudar a garantizar que la noche transcurra sin problemas.
¡Buena suerte!
Una cena de gala exitosa es una de las mejores formas de obtener apoyo para su organización, pero también requiere mucha planificación y preparación. Asegurarse de que todo esté en orden antes de que llegue un solo invitado ayudará a que la velada fluya sin problemas y presente su organización bajo una luz profesional. Los eventos para recaudar fondos son esenciales para el crecimiento de cualquier empresa u organización sin fines de lucro, y la gestión eficaz de cada paso es la clave para una velada memorable.
Este contenido es preciso y verdadero al leal saber y entender del autor y no pretende sustituir el asesoramiento formal e individualizado de un profesional calificado.