Consejos e ideas para planificar una cena de gala para recaudar fondos
Planificación De Fiestas
Disfruto ayudar a las personas a planificar y prepararse para sus principales eventos y fiestas.
Recaudar dinero para una organización sin fines de lucro requiere una gran cantidad de apoyo y depende en gran medida de los recaudadores de fondos. Crear conciencia y resaltar la importancia de su organización requiere una cuidadosa planificación, consideración y, a menudo, un presupuesto estricto. El hecho de que la mayor parte del dinero para una organización sin fines de lucro provenga de donaciones y otras formas de apoyo externo significa que cada cena de gala debe diseñarse teniendo en cuenta cada detalle. Aquí hay algunas formas de agilizar el proceso de planificación y crear un entorno acogedor para sus seguidores.
Comités designados
Una de las claves para planificar una recaudación de fondos de gala es asegurarse de que cada elemento se examine cuidadosamente. Dividir cada tarea individual en comités de planificación más pequeños permite que cada aspecto se gestione adecuadamente y ofrece un enfoque más centrado. Cada comité tendrá su propia agenda, pero es importante establecer comunicación entre cada grupo durante todo el proceso de planificación. Organice un comité para las siguientes áreas y maximice el éxito de su recaudación de fondos.
Invitaciones
Una declaración clara del propósito de su recaudación de fondos de gala es la mejor manera de encontrar apoyo para su causa. Cada invitación debe poseer un sentido de personalización y describir claramente el propósito del evento. Redacción de invitaciones para una cena de gala es un arte con el que es importante familiarizarse. La información debe incluir la fecha, la hora, el lugar, el precio del evento y la dirección de RSVP. Al escribir y redactar las invitaciones, aquí hay 7 cosas a tener en cuenta.
Consejos para escribir invitaciones de gala
- Indique claramente el propósito de su recaudación de fondos y quién se beneficiará de ella.
- Incluya detalles sobre la comida y la bebida, como a qué hora se servirá la cena, si se servirán bebidas o no, y si incluirá una barra libre o en efectivo.
- Hazles saber a los invitados la formalidad del evento. Si la recaudación de fondos de la gala es de etiqueta, asegúrese de incluir esa información.
- Si el evento se lleva a cabo en un lugar con el que los invitados pueden no estar familiarizados, asegúrese de incluir instrucciones.
- Resalte el tema de la gala de recaudación de fondos si ha elegido uno.
- Haga una lista de las atracciones únicas que podrían ayudar a atraer seguidores.
- Se debe incluir una tarjeta de respuesta y se debe dejar espacio para su nombre y forma de pago, si corresponde.
Entretenimiento
Los eventos de gala para recaudar fondos están diseñados pensando en los negocios, pero también ofrecen diversión y relajación. La música en vivo, los espectáculos en el escenario y otros eventos crean un ambiente único y cómodo para sus invitados. Ya sea que se trate de algo tan simple como una banda en vivo o tan extravagante como una producción temática, la adición de entretenimiento en vivo mantendrá a los invitados interesados durante la recaudación de fondos. Si ha elegido un tema, asegúrese de reservar actos o elegir formas de entretenimiento que lo complementen.
Ocupaciones
La recaudación de fondos se trata de generar capital para una buena causa. A veces puede ser difícil recaudar dinero, pero algunos eventos permiten formas divertidas y gratificantes de generar ingresos. Se pueden planificar subastas, rifas y otras actividades y pueden ofrecer una forma atractiva de recolectar donaciones y proporcionar a los invitados algo para conmemorar el evento. Algunas ideas para un evento de gala para recaudar fondos incluyen:
- Rifa
- Venta de pasteles
- Lavado de autos
- noche de casino
- Torneo Benéfico de Golf
- noche de bingo
Relaciones públicas/Marketing
El éxito de cualquier evento de gala depende de la difusión de su causa. Un equipo exitoso de relaciones públicas y marketing puede generar patrocinadores y apoyo para su causa. Ayude a su recaudación de fondos de gala a alcanzar su máximo potencial trabajando con aquellos que están interesados y tienen la capacidad de ayudar a promover su causa. Aquí hay algunas formas efectivas de llegar a posibles seguidores:
Consejos publicitarios
- Utilice sitios de redes sociales gratuitos para correr la voz acerca de su organización y comunicarse con quienes la apoyan.
- Comuníquese con su periódico local y pídales que agreguen su evento a su calendario de eventos.
- Destaca el evento en tu blog. Si aún no tiene un blog para su organización, comience uno para mantener a las personas informadas sobre lo que su empresa pretende lograr.
- Póngase en contacto con otros blogs y organizaciones que apoyen su causa o tengan objetivos similares y pregunte si se vincularán con su evento o lo promoverán.
- Cree volantes visualmente impresionantes y distribúyalos a las empresas locales.
- Envíe comunicados de prensa a periódicos y revistas locales destacando su organización y su recaudación de fondos de gala.
Decoraciones
Es imprescindible crear un entorno único para la recaudación de fondos de gala. Ya sea que se trate de un tema de recaudación de fondos de uso común o de su propia creación, las decoraciones elegantes brindan un ambiente agradable para todos los involucrados. Cada evento de recaudación de fondos de gala es una experiencia única y cada decoración debe reflejar una sensación de intimidad y ayudar a crear un ambiente memorable.
Un ejemplo de una recaudación de fondos temática puede ser una noche en Las Vegas o en un casino. Sus decoraciones podrían incluir una entrada de Las Vegas, centros de mesa de juegos de salón, mesas de juego y una combinación de colores que uno podría encontrar en un casino. Las actividades incluirían juegos de azar y premios que los invitados afortunados tienen la oportunidad de ganar. La creación de un entorno único proporciona a los invitados entretenimiento y un ambiente hermoso mientras recauda dinero para su organización.
Patrocinio
La planificación de un evento de gala de alto nivel requiere una gran cantidad de capital. Para planificar perfectamente cada evento, es probable que su evento requiera patrocinio. Obtener apoyo para su causa requerirá una gran cantidad de trabajo en red y la construcción de relaciones comerciales sólidas, y tener un comité dedicado a esta tarea es absolutamente esencial para poder producir la mejor cena de gala . Aquí hay algunos consejos para obtener patrocinio para su evento:
Cómo encontrar y conservar patrocinadores
- Cree una red sólida: los socios, empleados, miembros de la junta y otras personas estrechamente relacionadas con su organización pueden presentarle posibles patrocinadores y ayudarlo a expandir aún más su red.
- Realice investigaciones: existen innumerables áreas en las que se puede obtener patrocinio y existe una amplia variedad de empresas interesadas. Averigüe qué empresas están reclutando patrocinio y vea si encajan con su organización.
- Comuníquese con los medios locales: los periódicos y las estaciones de radio locales están ansiosos por participar en su comunidad y pueden ofrecer publicidad gratuita y también pueden estar dispuestos a donar para su evento.
- Proporcione beneficios a los patrocinadores: Proporcione recompensas a sus patrocinadores para mostrar su agradecimiento por su apoyo. Los pases VIP, la publicidad de su empresa, los enlaces a su sitio y otras ventajas brindan a los patrocinadores un incentivo para apoyar a su organización y formas de construir una relación comercial a largo plazo.
- Construya relaciones duraderas: trabajar con patrocinadores y crear una relación de beneficio mutuo es una excelente manera de asegurarse de que continúen apoyando a su organización. Continúe comunicándose con los representantes de sus patrocinadores y asegúrese de que se satisfagan sus necesidades al igual que las suyas.
Agradecimientos
Una excelente manera de mantener su empresa fresca en la mente de los invitados y mostrar su gratitud es enviar notas de agradecimiento a cada participante e invitado en su evento de recaudación de fondos de gala. Esta señal de aprecio muestra a los invitados que estás interesado en una relación duradera y que su contribución no pasó desapercibida.
Recaudar dinero para una organización sin fines de lucro depende en gran medida de generar confianza y convencer a los invitados de que vale la pena donar a su causa. Las cenas de gala para recaudar fondos son la manera perfecta de expandir su red y obtener apoyo para su organización. Centrarse cuidadosamente en cada aspecto del proceso de planificación garantiza que no se olvide ningún detalle. Una cena de gala cómoda y entretenida para recaudar fondos tranquilizará a los donantes y abrirá sus mentes (y billeteras) a su causa.
Recursos adicionales
Ideas exitosas para recaudar fondos: recopiladas por Kathy La Plante - Una lista de 35 ideas sólidas para un evento de gala de recaudación de fondos.
Consejos para crear una gala de recaudación de fondos por primera vez - De La crónica de la filantropía.
Libros para ayudar a planificar un evento de recaudación de fondos - Algunos libros útiles para que las organizaciones los utilicen al planificar sus eventos de recaudación de fondos.
10 hábitos de los recaudadores de fondos altamente exitosos - De las muchas formas de recaudar dinero para una organización, una cosa que Jen Johnson (Otis Fundraising) descubrió que todas tienen en común es que deben incluir estos diez hábitos de los recaudadores de fondos de gran éxito.
Comentarios
jon d el 27 de junio de 2016:
¿Qué sucede si tiene una hora antes de la cena de recaudación de fondos y el servicio de catering aún no ha llegado o no contesta su teléfono?
megan austin el 21 de junio de 2016:
Consejos útiles para planificar una cena de gala. Estas ideas son realmente útiles para aquellos que están planeando una cena de gala. Gracias por su información.
Nancy Tate Hellams de Pendleton, SC el 29 de agosto de 2014:
Estoy involucrado en muchos esfuerzos de recaudación de fondos, por lo que esto será muy útil. Gracias.
Misalí el 26 de febrero de 2013:
¡Aciertas en cada detalle! Planificar una recaudación de fondos/gala puede ser una tarea bastante exigente, ¡caramba!